OPORTUNIDADES DE LA GESTION DOCUMENTAL ACTUAL

Las oportunidades actuales de la gestión documental podemos clasificarlas de la siguiente manera:

- Gestión y control efectivo: sencillez, rapidez y ahorro De una forma sencilla, la organización tiene acceso instantáneo a toda la documentación necesaria para su actividad de negocio, con las ventajas añadidas de la eliminación de desplazamientos, reducción de tiempo de consultas y tareas de archivo, ahorro de espacio físico, resolución del problema de localización de documentos..

- Uso racional de los recursos La gestión documental facilita que la información se comparta y se aproveche de forma más eficiente y como un recurso colectivo.

- Productividad y valor añadido Una gestión documental, además de ahorro de costes, genera una productividad y valor añadido adicionales, originados por el rápido acceso a la información dentro de la organización y su posterior distribución, sin necesidad de trasladar los documentos.

Las oportunidades de la gestión documental para las empresas son múltiples, la principal sin duda es la oportunidad de mejorar su productividad en el ejercicio de sus actividades y servicios hacia sus clientes. La optimización y organización de los documentos son una oportunidad de aligerar la estructura de costes, permitiendo un mayor agilidad y control sobre los gastos de la empresa, permitiendo así una mejoría del alojamiento de sus recursos y de los servicios ofrecidos.
Este "círculo virtuoso" lleva a una mayor satisfacción y consecuente retención de los clientes.

A nivel del campo tecnocientífico es importante por el ahorro de tiempo y manipulación de documentos. La producción actual científica, la producción empresarial con los repositorios de patentes y  las publicaciones libre sen la red configuran un volúmen inmenso de información documental que debe gestionarse. Para ello han surgido nuevos sistemas de gestión de la información asociados a la gestion del conocimiento mediante herramientas de inteligencia artificial o software de inteligencia del conocimiento asociados a la Vigilancia Tecnológica.
Este campo es una gran oportunidad a la hora de poder manejar o gestionar mediante estas herramientas el gran volúmen de información actual, poder ahorrar en tiempo de consulta y definir con mayor seguridad el campo tecnocientífico a estudiar.

Enlaces de interés:
http://es.wikipedia.org/wiki/Gesti%C3%B3n_documental
http://ec3.ugr.es/copalred/
http://www.facebook.com/pages/Techn%C3%A9-Knowledge-and-Product-Engineering-Research-Group/121348814634397
http://www.ugr.es/~tep028/